회의 진행법

김 성 광

◆회의란:집단의 멤버 한 사람 한 사람의 경험이나 견해를 제시된 문제에 집중시켜 객관적이고 건           설적인 태도와 협력적이며 우호적인 분위기 속에서 멤버 전원이 자기의 의견을 자유롭게           서로 발표하고 비판하며, 서로 되풀이 해가면서 최선이라고 믿는 견해를 발견하여 이것을           멤버 전원의 의견으로 선택하여 최후의 멤버 전원이 납득할만한 견해로서 채택, 결정하는           회합을 말한다.

◆ 회의의 목적

1. 많은 사람의 중지를 모은다. - 민주주의를 실현하는 길이며 독재나 전제의 폐단을 막는다.

2. 좋은 인간관계가 육성된다. - 상대를 이해하게되고 자신도 이해 받게 되며, 평소 접촉이 없던 사람     도 회의를 통해 연대감이 생기고 동료의식이 생기게 된다.

3. 좋은 아이디어가 창출된다. - 새로운 각도에서 사물을 볼 수 있게된다.

4. 단체 목적에 대해서 보조를 맞춘다.

5. 문제나 장해를 해결한다.

◆ 성공적인 회의를 계획하기 위한 6가지 의문.

(동아리 여행계획을 예로한다)

1. 왜(WHY): 회의 개최 이유를 명백히 하며 회의의 목적을 결정한다.

목적은 누가 결정하는가? - 리더가 미리 정하는 경우(조심스럽게 표현해야 한다.)

□이번 여해을 통해 우리들의 친목이 더욱 두터워지도록 여행계획을 세우는 것이 이 회의의 목적입니다□

- 토의에 의해 정하는 경우

□우리들의 여행의 목적을 어디에 두느냐를 토의에 의해 분명히 결정할 것을 우선 첫째로 다루고자 합니다.□

2. 무엇을(WHAT): 무엇에 대하여 토의할 것인가를 결정, 의제(議題), 주요한 논점을 준비. 어느 관점으     로부터 시작하여 어느 관점으로 옮기고 어느 관점을 최후로 돌리느냐의 순서가 논리적으로 배열     되어야 한다.

*간결한 표현일 것, 관심과 흥미를 갖게 하는 표현일 것, 회의내용을 잘 이해할 수 있도록 할 것.

*주의 - 아무 의견이라도 말씀해주십시오.

- 어디로 가느냐(행선지)

- 언제 가느냐(일시,당일이냐,1박을 하느냐)

- 무엇으로 가느냐(교통편,경로는)

- 무엇을 하느냐(행선지에서 무엇을 할 것인가,무엇을 볼 것인가)

- 경비는 얼마인가(예산,지출액,방법)

*(예) 문제해결의 회의 -

문제는 무엇인가?

원인은 무엇인가?

대책은 무엇인가?

실시계획은 어떻게?

3. 누구(WHO): 회의에 참석할 사람을 정한다.

책임의 자리에 있는 사람은 꼭 출석할 수 있도록 한다.

의장이나 기록원 등의 역할 분담을 미리 정한다.

4. 언제(WHEN): 회의의 개최일정, 날짜 시간을 예정한다.--  회의 예정표를 작성한다.

*이상적인 회의시간은 90분이며, 길어야 2시간 안에는 끝낼 수 있도록 한다.(대뇌생리학-인간이 공      간에 대한 구속력의 한계)

*시간이 모자라면 연장하든지 다음 회의로 미룬다,(연장할 경우 그 시간을 미리 정하고서 한다.)

*회의는 형식적인 결론을 얻기 위함이 아니므로 시간에 쫓겨서 성급한 결론을 내지 않도록 한다.

5. 어디(WHERE): 어떤 장소 회의실을 선택할 것인가를 결정.

*좌석배치는 - 될 수 있는 한 같은 부서의 사람이나 같은 주장을 할만한 사람을 나란히 않히지 말                 며 서로 뒤섞여 앉을 수 있도록 한다.

*말이 많은 사람이나 자기 주장이 강한 사람은 리더의 가까이에 앉히고 소극적이며 잘 수줍어 하

는 사람은 리더의 눈에 보이기 쉬운 곳에 정한다.

6. 어떻게(HOW):  회의 계획표를 작성한 후 회원에게 통지한다.(필히 출석여부 확인)

회의 계획표는 회의 목적과 성격, 지참해야할 자료, 토의 주제와 그 내용 개요, 일시, 소요시간,

장소, 출석자.

*회의 계획표 작성의 절차

- 주제,부주제 및 회의도달 목표를 쓴다.

- 개회 때의 절차를 기술한다. (인사말은 더욱 중요하다)

- 주요 질문(key question)과 유도질문(lead question)을 기술한다.

- 토의시간의 배분을 기입한다.

◆ 회의 진행 순서

1. 개회선언.(정족수 확인)

2. 국민의례

3. 단체의례.(강령)

4. 의장인사.

5. 전 회의록 승인.

6. 의사진행.

7. 폐회선언

회의진행의 4단계 (118쪽)

회의에 어울리는 표결의 방법

* 묵락(默諾)에 의한 방법(만장일치의 방법) - 지극히 당연하다고 회원들이 인정하는 안건에     관한 동의가 나왔을 경우, 그러나 만일 한사람이라도 이의가 나오면 절차를 밟아서 표결    한다.

* 발성에 의한 방법 - 이 동의에 찬성하는 분은 □예□하고 외쳐주십시오□

또는 □박수를 쳐 주십시오□

* 거수,기립에 의한 방법 - 거수,기립한 숫자를 세어서 결정, 반대쪽의 숫자도 파악한다.

* 점호에 의한 표결 - 서기가 회원의 이름을 부르면서 찬성,반대,기권을 확인한다.

* 투표에 의한 표결 - 무기명 투표(비밀을 지킬만한 안건)

기명투표(기록에 남겨서 책임을 명백히 할 수 있다)

*과반수와 3분의 2의 의미

- 재적수와 정족수를 고려해야 한다.

◆ 의장의 역

1. 시간배분을 효율적으로 한다.                6. 발언권을 허가한다.

2. 사전의 미리 준비 및 조사.                  7. 의제는 하나씩 차례대로 취급한다.

3. 참석자로 하여금 룰을 지키게 한다.          8. 찬반 양론이 확정된 후 체결한다.

4. 회의중의 갈등을 막는다.                    9. 회의 결정사항을 확인한다.

5. 공평, 평등하게 대한다.

◆◆ 의사법(議事法)과 동의(動議)

◆ 의사법의 기본원칙.

1. 다수자의 권리 - 의회제 민주주의의 근본이념

2. 소수자의 권리 - 최대한의 소수는 100명 49명이다. 언제든지 소수의견이 다수의견으로 돌변할 수

도 있음을 영두에 두어야 한다.

3. 개인의 권리 - 특정한 개인의 이름을 들어서 비방,모략하는 언동은 삼간다. 특히 회의석상에 없는

사람을 비방하는 것은 비신사적이다.

4. 부재자의 권리 - 회의에 참가하지 못했다고 해서 그 권리가 상실되는 것은 아니다.

◆ 의사법에 의한 발언.

1. 기립하여 □의장□하고 발언권을 얻는다.

2. 의장은 특별한 지장이 없는 한 □○○씨 발언해 주십시오.□ 하고 허가한다.

3. 발언권을 얻으면 자기가 희망했던 의제와 견해를 발표한다.

4. 발언자의 발언이 끝나지 않으면 손을 들거나 일어서는 행위는 삼간다.

◆ 의사법에 의한 동의

1. 동의란 - 회의에서 예정되고 있던 의안(議案) 이외의 사항을 의제로 하기 위해 회원으로부터 제출

되는 발의(發議).

2. 동의는 반드시 긍정형이어야 한다.

3. 동의는 한사람 이상으로부터 찬성 지지를 받아야 한다.

4. 동의의 취소, 의사진행, 심의의 반대 및 보충, 자료의 제시 요구, 사람의 추천, 긴급질문, 의사진행     등의 동의는 찬성지지를 필요로 하지 않는다.

◆ 회의 진행중의 에티켓

1. 전원이 알아들을 수 있도록 말하고 리더가 아니라 그룹을 향하여 의견이나 견해를 말한다.

2. 질문을 받고서 질문의 내용과 상이한 의견을 진술해서는 안된다.

개인의 인격을 손상시키는 발언은 삼간다.

3. 옆사람과 귓속말(side discussion)을 주고받지 아니한다.

무리하게 자기 의견만 주장하지 아니한다.

4. 상대방의 이야기를 중단시키는 언사나 행위를 삼간다.

특별한 경우를 제외하고는 반대를 하거나 다른 사람에게 무조건 동조하는 의견은 삼간다.

5. 개회시간에 늦지 않도록 한다.

6. 회의 중에는 가급적 자리를 비우지 않도록 한다.