Vietkey Office

# BỘ XỬ LÝ TIẾNG VIỆT VĂN PHÒNG VIETKEY OFFICE

## o GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIETKEY OFFICE

Vietkey Office là mộ bộ công cụ xử lý tiếng Việt được tích hợp vào các phiên bản MS Office 97, MS Office 2000, MS Office XP. Sau khi cài đặt Vietkey Office, các hệ soạn thảo văn phòng (thường là các bản cho tiếng Anh, Pháp...) sẽ biến thành các hệ soạn thảo văn phòng có hỗ trợ xử lý tiếng Việt. Các chức năng cơ bản của Vietkey Office (tương tự như đã có trong bộ MS Office với tiếng Anh):

- Kiểm tra chính tả (spelling) tiếng Việt,

- Sắp xếp (sorting) tiếng Việt,

- Chuyển đổi chữ hoa/chữ thường (Change case) tiếng Việt.

- Ngoài ra Vietkey Office còn có chức năng rất quan trọng là chuyển mã các văn bản tiếng Việt.

o Bộ chuyển mã Vietkey Office (VKO) cho phép chuyển mã các văn bản được soản thảo trong các chương trình MS Word 97/2K/XP, Excel, PowerPoint (trong bộ MS Office) từ 44 bảng mã tiếng Việt khác nhau sang Unicode và ngược lại.

o So với các bộ chuyển mã khác thì VKO cho phép chuyển đổi mã tiếng Việt mà vẫn giữ được hầu như nguyên vẹn tất cả các thuộc tính cũ của font chữ, kể cả tên, họ font tương ứng (mặc dù font đích và font nguồn có tên hoàn toàn khác nhau). Tất cả các đối tượng như bảng biểu, đồ hoạ vẫn được giữ nguyên, đặc biệt VKO còn cho phép chuyển đổi các text cả trong các Text Box, Header, Footer.

o VKO còn có chức năng tự động đoán mã tiếng Việt đang dùng giúp cho người dùng khỏi lúng túng khi chọn một trong số hơn 40 bảng mã khác nhau. VKO còn cho phép chuyển mã toàn bộ văn bản hay từng vùng cục bộ để chuyển mã cho các văn bản có sử dụng nhiều loại font chữ khác nhau.

o Các văn bản Word, Excel, PowerPoint sau khi chuyển hầu như không cần phải làm bất kỳ thao tác nào để hiệu chỉnh và có thể sẵn sàng nhập số liệu mới theo tiêu chuẩn mới (Unicode). Việc chuyển đổi đã được tự động hoá cao tránh nhiều thao tác mất thời gian (chuyển sang text only hoặc chuyển qua RTF như một số công cụ chuyển mã tiếng Việt khác) và trung thành một cách tối đa văn bản gốc.

## o CÀI ĐẶT BỘ XỬ LÝ TIẾNG VIỆT TRONG MS OFFICE

1. Thoát hết các ứng dụng ra khỏi bộ nhớ (kết thúc các chương trình) đặc biệt là các chương trình Word, Excel, PowerPoint cần phải kết thúc trước khi cài đặt các công cụ này.
2. Thực hiện các bước 1,2 giống như mục II.2 tức là nhắp chuột vào nút Start và chọn mục Run và gõ vào ô chữ : d:\vkosetup.exe hoặc nhắp chuột vào nút Browse để chọn vkosetup.exe nếu chương trình này nằm ở đường dẫn hoặc ở ổ đĩa khác.
3. Chọn vào nút Đồng ý để tiếp tục, một cửa sổ như hình dưới đây sẽ xuất hiện, nhắp chuột vào các mục MS Word, MS Excel, MS PowerPoint (đặt các dấu tick vào các ô vuông tương ứng).
4. Bình thường các công cụ này sẽ được cài đặt vào các thư mục tương ứng và thư mục c:\vietkey, nếu muốn cài vào thư mục khác thì có thể gõ đường dẫn khác vào ô text trong cửa sổ này.
5. Nhắp chuột vào nút Install để cài đặt.

Lưu ý: Cần phải gỡ bỏ các bản Vietkey Office cũ, đặc biệt cần phải xoá các file: VKLIB.DLL, VKSPELL.DLL trong thư mục Windows (WinNT) trước khi cài đặt. Để xóa các File này cần phải thoát các phần mềm Vietkey, Vietkey Office khỏi bộ nhớ.

## o KIỂM TRA CHÍNH TẢ TIẾNG VIỆT

Sau khi cài đặt xong Vietkey Office, các công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt sẽ được tích hợp và Menu VietkeyOF sẽ được nối thêm vào Menu của các chương trình MS Word, MS Excel và MS PowerPoint, các Menu của Vietkey Office sẽ thống nhất xuyên suốt cả 3 chương trình này.

Tính năng kiểm tra chính tả tiếng Việt của Vietkey Office hoạt động tương tự như tính năng Spelling của MS Word. Ngoài việc phát hiện ra các lỗi đánh máy, các từ không có trong tiếng Việt sẽ được công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt phát hiện và có đề nghị các sửa lỗi thông minh.

Chọn chức năng Kiem tra chinh ta tieng Viet trong Menu VietkeyO2.1, chương trình hiển thị cửa sổ kiểm tra chính tả như sau:

Cửa sổ này cho phép chọn kiểm tả chính tả tiếng Việt cho toàn bộ văn bản hay trong vùng lựa chọn, hay từ một vị trí bất kỳ đến cuối hoặc đầu văn bản.

Khi phát hiện ra lỗi, công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt sẽ hiển thị cửa sổ sau để cho phép sửa lỗi hay chọn các từ đã được đề nghị sửa lỗi. Công cụ này cũng cho phép thêm vào từ điển người dùng một số từ không có trong tiếng Việt như 1 số từ gõ tắt. Ngoài ra công cụ này cũng cho phép bỏ qua 1 số từ hay thay 1 hay thay hết các từ tương ứng. Xem hình dưới đây:

## o CÔNG CỤ SẮP XẾP TIẾNG VIỆT

Thứ tự sắp xếp của bảng chữ cái tiếng Việt:

A Ă Â B C D Đ E G H I K L M N O Ô Ơ P Q R S T U Ư V X Y

Thứ tự sắp xếp của các dấu thanh:

Không dấu, Huyền, Hỏi, Ngã, Sắc, Nặng

Ví dụ với chữ A: A À Ả Ã Á Ạ

Trong các ứng dụng của MS Word, muốn sắp xếp 1 danh sách tiếng Việt, trước hết cần phải tạo 1 bảng bằng cách vào Menu: Table/Insert/Table, điền số cột và số hàng (bỏ qua bước tạo bảng mới nếu đã có sẵn bảng). Nhắp chuột để con trỏ vào cột cần sắp (trong Word chỉ có thể sắp theo cột, trong Excel có thể sắp theo cột hoặc theo hàng).

SỐ THỨ TỰ | HỌ VÀ TÊN | NGHỀ NGHIỆP
1 | Đặng Minh Tuấn | Lập trình viên
2 | Đỗ Đức Đương | KS xây dựng
3 | Phạm Tuân | Phi công
4 | Phạm Hải An | Tiếp thị

Trong MS Excel trước khi sắp xếp cần chọn vùng sắp xếp bằng cách bôi đen vùng cần sắp xếp.

Nhắp chuột vào thực đơn VietkeyOF trong cả Word hoặc Excel và chọn Sap xep danh sach tieng Viet như hình dưới đây:

Sau khi chọn chức năng sắp xếp trong thực đơn, một cửa sổ Sort By Vietnamese sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này, có thể chọn:

- Font nguồn: là bộ font đang hiện hành, đang được dùng trong văn bản.

- Thứ tự sắp xếp: có thể chọn thứ tự sắp xếp hoặc tăng dần hoặc giảm dần.

- Xếp theo tên: công cụ này sẽ tự động cắt từ cuối là tên chính để xếp, nếu trùng sẽ tiếp tục xếp theo họ và đệm của tên. Nếu bỏ thuộc tính này thì công cụ sắp xếp sẽ xắp theo thứ tự từ trái qua phải.

- Xếp cả Header: công cụ này sẽ xếp hay bỏ qua hàng đầu tiên (tiêu đề), không xếp .

Riêng trong MS Excel, công cụ sắp xếp có giao diện khác, và cho phép xếp theo cột hoặc xếp theo hàng. Không những thế công cụ sắp xếp trong MS Excel còn cho phép xếp với 3 mức khác nhau.

Sau khi sắp xếp bảng trên sẽ được xếp lại, các dữ liệu khác cùng hàng cũng sẽ được di chuyển theo như bảng sau.

SỐ THỨ TỰ | HỌ VÀ TÊN | NGHỀ NGHIỆP
4 | Phạm Hải An | Tiếp thị
2 | Đỗ Đức Đương | KS xây dựng
3 | Phạm Tuân | Phi công
1 | Đặng Minh Tuấn | Lập trình viên

## o CHUYỂN ĐỔI CHỮ HOA/CHỮ THƯỜNG

Vì mã của các chữ hoa tiếng Việt và chữ thường tương ứng trong bảng mã Unicode/TCVN 6909 không cách nhau 32 đơn vị nên không thể dùng các chức năng chuyển chữ hoa/chữ thường (Change Case - Shift+F3) trong các ứng dụng Word/Excel/PowerPoint. TCVN6909/Unicode cũng không có font riêng cho chữ hoa và font riêng cho chữ thường như font ABC, do đó nếu không có công cụ chuyển chữ hoa chữ thường thì bắt buộc phải xoá chữ thường để gõ lại chữ hoa và ngược lại. Tuy nhiên trong công cụ của Vietkey Office, công cụ chuyển chữ hoa và chữ thường đã được tích hợp vào Word/Excel/Powerpoint, để chuyển đổi chữ hoa và chữ thường, trước tiên cần phải thiết lập bảng mã mặc định sẽ dùng trong soạn thảo văn bản.

Muốn chuyển một đoạn text (văn bản) từ chữ hoa thành chữ thường hoặc ngược lại, cần phải chọn đoạn text đó (bôi đen bằng chuột hay bàn phím), sau đó nhắp chuột vào biểu tượng hoặc chọn mục Chuyen chu hoa/chu thuong trong menu VietkeyOffice, hoặc cũng có thể dùng tổ hợp phím nóng là Alt-H, đoạn chữ bôi đen sẽ được chuyển thành chữ thường, nếu làm tiếp lần nữa, đoạn chữ đó sẽ được chuyển thành chữ hoa.

Lưu ý: Trong MS Excel chỉ chuyển đổi chữ hoà, chữ thường trong từng ô (Cell).

## o CHUYỂN MÃ VĂN BẢN CHO CÁC VĂN BẢN WORD /EXCEL /POWERPOINT

Chuyển mã văn bản là một chức năng quan trọng trong bộ Vietkey Office, bộ chuyển mã này cho phép chuyển đổi các văn bản được soạn thảo trong các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint trong các bộ MS Office 97, 2000, XP. Ưu điểm của bộ chuyển mã VKO là nó cho phép chuyển đổi trung thành các văn bản được soạn thảo từ hơn 40 bộ mã/Font chữ tiếng Việt khác nhau, giữ nguyên được các thuộc tính (đậm, nghiêng, gạch chân, kiểu dáng, kích thước font) của văn bản. Bộ chuyển mã cũng cho phép chuyển đổi các đoạn chữ trong 11 vùng khác nhau, kể cả đồ hoạ, bảng biểu, header/footer...

- Để thực hiện việc chuyển mã 1 văn bản, trước tiên cần mở văn bản đó bằng chương trình soạn thảo tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint).

- Nên lưu văn bản gốc trước khi chuyển mã sang 1 thư mục khác để lưu trữ.

- Nhắp chuột vào mục Chuyen ma/font van ban trong Menu của VietkeyO2.1 hoặc nút trong thanh công cụ của VietkeyO2.1, khi đó cửa sổ Vietkey Code Conveter xuất hiện.

- Font nguồn: là bộ mã hoặc bộ font tương ứng cần chuyển mã (Ví dụ TCVN3-ABC hoặc VNI...), khi bắt đầu khởi động, công cụ chuyển mã sẽ cố gắng đoán nhận bộ font/mã đang được dùng nhằm giúp người sử dụng khỏi lúng túng khi chọn đúng Font nguồn trong số hơn 40 bộ font khác nhau. Trong 1 số trường hợp, không đủ thông tin, công cụ chuyển mã sẽ đoán không đúng bảng mã đang dùng, khi ấy người dùng có thể chọn lại cho đúng trong danh sách Font nguồn bằng cách nhắp chuột vào nút của danh sách này.

o Lưu ý: trong 1 số trường hợp có thể căn cứ theo tên font để đoán nhận ra bộ Font hoặc bộ mã nguồn:

§ Các font bắt đầu bằng .Vn (Ví dụ .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH) là bộ font TCVN3-ABC.

§ Các font bắt đầu bằng VNI- (ví dụ VNI-Times... ) là bộ font VNI-WIN.

§ Các Font bắt đầu bằng Vn (Ví dụ VnTimes, VnArial...) thường là bộ font BK. HCM 1.

§ Các Font bắt đầu bằng Vn nhưng kết thúc là số 2 (Ví dụ VnTimes2, VnArial2...) thường là bộ font BK. HCM 2.

§ Các font ánh Min, Minh Quân, Heo may, Hoàng Yến, U hoài là bộ Font VISCII.

§ Các font bắt đầu bằng VN (Ví dụ VNtimes new roman, VNmonotype corsiva Italic...) thường là bộ font Vietware_X hoặc font VNU.

§ Các font bắt đầu bằng VN. (Ví dụ VN.Time, VN.Arial...) là bộ font Vietkey 2.x.

§ Các font bắt đầu bằng VPS (Ví dụ VPS An Giang, VPS Nghe An...) là bộ font VPS.

- Font đích: là bộ mã/font cần chuyển đến, muốn chuyển về font Unicode/TCVN 6909 hãy chọn VN Unicode1.

- Chuyển Font: thuộc tính này cho phép chuyển luôn cả tên font thành tên font mới tương ứng trong văn bản đích.

- Đoán mã/Font: nút này cho phép tự động đoán mã/font của văn bản hiện hành (trong 1 số trường hợp như thiếu thông tin, chức năng này sẽ đoán không đúng).

- Phạm vi: trong mục này, công cụ chuyển mã cho phép chuyển toàn bộ văn bản, hay trong vùng lựa chọn (bôi đen bằng chuột hay bàn phím), hoặc từ 1 ví trí bất kỳ về đầu hoặc cuối văn bản.

- Lưu ý:

o trong 1 số trường hợp nếu có mục lục tự động, hoặc bảng biểu phức tạp, bộ công cụ chuyển mã có thể làm việc không ổn định thì hãy chuyển các đối tượng này sang 1 văn bản mới, sau khi chuyển xong phần chữ (text) rồi mới copy về văn bản đích.

o Trước khi chuyển đổi nên lưu các văn bản gốc ra một thư mục khác, phòng trường hợp có những thao tác nhầm lẫn có thể làm hỏng toàn bộ nội dung văn bản.